Hoe saaie meetings te optimaliseren: de Silicon Valley-methode en nog 5 life-hacks

Zeg eens eerlijk, hoe vaak komt u in nutteloze bijeenkomsten terecht?

Productiviteit, tijd, harmonie met onszelf, uiteindelijk verliezen we dit allemaal in eindeloze en, laten we eerlijk zijn, absoluut nutteloze (soms) bijeenkomsten. Wereldwijde trends zijn al lang vooruitgelopen en bieden manieren om de duur van vergaderingen, het aantal mensen erop en de zenuwkosten te verminderen.

Conflictbestendigheid is inherent aan de menselijke natuur. We zijn vrij vreedzame wezens. Daarom is de echte taak van elke manager om de belangrijkste “pijnen” van het team te identificeren en deze openlijk te bespreken. Helaas zijn de meeste vergaderingen niet de beste manier om dit te doen. Typische teamvergaderingen zijn nodig om plannen te maken voor de toekomst – het komende project, de gestelde doelen, de cijfers voor het volgende kwartaal, uw verwachtingen en al die jazz. Maar er is een eenvoudig alternatief gericht op het directe verleden dat de manier waarop uw team werkt ten goede kan veranderen.

Populair bij softwarebedrijven (Silicon Valley), “retrospective” is een bijeenkomst met een ongelooflijk eenvoudig doel: het bespreken van gemaakte of verloren vorderingen. Dit is een gestructureerde discussie om recente storingen te identificeren en op te lossen. Het zal de teamgeest en -cultuur binnen het bedrijf helpen verbeteren. Dat wil zeggen: kijk eerst terug voordat u ijverig vooruit rent.

Stel uzelf en uw collega’s eenvoudige vragen:

  • Wat hebben we deze week bereikt?
  • Welke van de bereikte kan beter zijn?
  • Wat moeten we doen om de taak beter aan te kunnen?

Stel dat een project waar het hele bedrijf al zo lang aan werkt, op de klippen loopt omdat de teamleider de prioriteiten heeft gewijzigd, halverwege is uitgeschakeld en heeft besloten opnieuw te beginnen. Geen wonder dat het team van streek is – zo hard werk in de put! Het team kan onderling roddelen over hun vervelende baas, of ze houden een retrospectief.

En hier is de instructie om het uit te voeren:

Begin met uit te leggen waarom we hier vandaag allemaal zijn. Moedig het team aan, grijp elk gesprek aan als een kans om te leren (inclusief jezelf), om iedereen te helpen zijn best te doen. Communiceer openlijk en waardeer alle ideeën die collega’s met u delen.

Geef elke teamgenoot de tijd om na te denken over elk van de drie bovenstaande vragen. Deze vragen kun je vooraf stellen zodat collega’s met kant-en-klare ideeën komen brainstormen. Dit is een garantie dat iedereen bijdraagt, niet alleen degenen die actiever en luider zijn.

Wijs een uur toe. Ja, dit is een lange tijd die is uitgetrokken voor de bijeenkomst. Maar als elke minuut van de bijeenkomst zorgvuldig is gepland, heb je geen tijd om na te denken over ‘wat doe ik hier in godsnaam’. Het is beter om elke minuut te plannen:

  • 15 minuten om te bespreken wat er goed is gedaan
  • 15 minuten om te bespreken wat nog beter kan
  • 15 minuten om te brainstormen
  • 15 minuten voor een teambespreking van de plannen voor de week

Zorg ervoor dat iedereen een baan heeft waarvoor hij verantwoordelijk is. Om nergens een gat te missen, moet u de verantwoordelijkheden correct verdelen, zelfs als deze verantwoordelijkheden het meest onschadelijk zijn – dit zal helpen om het team meer georganiseerd en verenigd te maken.

We hebben nog een paar tips samengesteld om u te helpen bij uw vergaderingen:

Stel een duidelijk en begrijpelijk doel

Hoe vaak bent u naar een vergadering gekomen en had u een zeer vage agenda? De meest effectieve bijeenkomsten zijn die waar alles transparant en begrijpelijk is. Zelfs als je alleen maar noemt waar je het over gaat, bespaar je 17 minuten (volgens Mark Murphy). Als u voelt dat er “water” begint te stromen, beëindig dan de bijeenkomst. Ga de volgende dag terug naar de discussie, anders is het contraproductief.

Nodig alleen de juiste mensen uit

Vraag voordat u naar een vergadering gaat zorgvuldig of u echt aanwezig moet zijn. Amazon heeft hierover een “twee pizza-regel” – verzamel alleen zoveel mensen als je kunt voeren met slechts twee pizza’s. Nodig dus alleen degenen uit die daar echt nodig zijn. Nou, serieus, stop met anderen af ​​te leiden van hun nutteloze werk.

Minder reizen

Stelt u zich eens voor hoeveel tijd u besteedt aan het lopen van de ene plaats naar de andere? Van de open ruimte naar de vergaderruimte en terug, van het kantoor naar het café (als je buiten het kantoor vergadert, is dit over het algemeen een misdaad). Verzamel de belangrijkste en meest noodzakelijke mensen voor het gesprek aan uw tafel. Waarom onnodige lichaamsbewegingen maken? …

Weg met PowerPoint

Welnu, het feit dat dit de vorige eeuw is, is voor niemand een geheim. Als u een presentatie aan het maken bent en u kunt niet zonder, gebruik dan meer geavanceerde tools (bijvoorbeeld Prezi). Er is zelfs een gewoonte om landingspagina-presentaties te maken. Zodat iedereen de presentatie gewoon op een smartphone kan openen en er doorheen kan scrollen. Bovendien zijn ontwerpers van bestemmingspagina’s nu voor iedereen beschikbaar.

Over het algemeen kun je met pennen op het bord tekenen, je zult meerdere keren minder tijd besteden, maar de duidelijkheid zal niet verminderen.

Vermijd laptops

Het is wetenschappelijk bewezen dat studenten die een laptop gebruiken om te studeren en aantekeningen te maken, het minst snel onthouden wat ze net hebben opgeschreven. Ten eerste zullen “handen onthouden” en wat je met de hand hebt opgeschreven, andere mechanismen in de hersenen activeren. En ten tweede, als je helemaal niets bij de hand hebt, zul je je veel meer gaan inspannen om toch iets te onthouden.

Ontmoet elkaar persoonlijk

In één onderzoek bleek dat 65% van de werknemers tijdens video- of audioconferenties met totaal verschillende dingen bezig is, en 47% verliet zelfs de kamer terwijl het gesprek plaatsvond. Een goede vergadering lukt alleen als alle geesten en ideeën van het bedrijf met elkaar verbonden zijn, en persoonlijk ontmoeten is de beste manier om het te doen. Dit is niet altijd mogelijk, maar niets kan een live verbinding voor u vervangen.

recruitment agency

https://www.globalrecruitment.info/

Related posts